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公司規(guī)范

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會議室使用管理辦法
發(fā)布者:管理員  發(fā)布時間:2013/08/22 15:04:22  瀏覽次數(shù):


一、目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)會議室管理,充分發(fā)揮作用,提高使用效率,明確各單位、各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程,合理安排各類會議及活動,現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定:

二、定義

會議室指的是1203—1205室的第一會議室(小會議室)和1209—1211的第二會議室(大會議室)。
會議室基本情況:
會議室名稱 樓層 位置 容納人數(shù) 設(shè)備情況 使用功能 其他
第一會議室 二樓 1203—1205 38人 良好、標(biāo)配 例會、培訓(xùn)、面試、接待、洽談、競賽 人數(shù)為標(biāo)準(zhǔn)配置,其他設(shè)備見附表
第二會議室 二樓 1209—1211 64人 良好、標(biāo)配 大型會議、視頻會議、小型活動
第三會議室正在裝修
 
會議室用途:工業(yè)城各單位及本公司內(nèi)部公司各種會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型座談會、競賽活動、招投標(biāo)活動等的場所,不做其它用途。


三、職責(zé)

1、公司辦公室全面負(fù)責(zé)會議室日常管理,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。
(1)會議室使用接收、審核備案及相關(guān)協(xié)調(diào)工作;
(2)會議室物品、設(shè)備配置管理、維護(hù)保養(yǎng);
(3)會后會議室整理:衛(wèi)生、安全監(jiān)督檢查。
2、各單位、各部門使用會議室需向辦公室提出申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會議室。各部門使用會議室后必須清理會議室衛(wèi)生,恢復(fù)至備用狀態(tài)。
(1)會議的及時申請;
(2)會議前物品、設(shè)備完好情況檢查,會議中所有器材的保管與維護(hù),會議后衛(wèi)生、安全的整理。

四、會議室使用規(guī)定

1、三個會議室均由辦公室統(tǒng)一管理,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用,并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理;
2、各單位、公司各部門和個人需要使用會議室時,需至少提前2個小時向辦公室提出申請并填寫《會議室使用申請表》,經(jīng)辦公室主管副總經(jīng)理準(zhǔn)許后方可使用。臨時性使用會議室,必須經(jīng)辦公室同意。
3、使用原則:先申請,后使用。經(jīng)過申請的單位、部門和個人,在沒有沖突的情況下,可以使用,但如有沖突,必需禮讓優(yōu)先申請使用會議室的單位、部門和個人。沒有申請一律不準(zhǔn)使用。
4、按申請的先后順序使用。特殊情況下,同級單位之間經(jīng)相互協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但辦公室不負(fù)責(zé)協(xié)商,由使用者自己協(xié)商。
5、遇本公司緊急及重要的會議,已申請使用會議室的單位、部門和個人,在不能調(diào)換的情況下,本公司會議優(yōu)先使用。如本公司的上級單位有緊急會議,以上級單位優(yōu)先使用為原則。
6、各單位、部門和個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室,并開始使用。超過30分鐘未到達(dá)會議室的,辦公室有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。
7、各單位、部門及個人應(yīng)在預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢,不許超時使用。如需延長使用時,請及時通知辦公室,如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用,超時使用的部門或個人必須離開該會議室,終止使用該會議室。
8、任何單位、部門或個人在使用會議室期間,必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè)施,安全使用,嚴(yán)禁私自接拉電源,私自移動設(shè)備,不得隨意開關(guān)和調(diào)試電子設(shè)備、音響系統(tǒng),如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞,須照二倍采購價賠償。
9、會議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備,未經(jīng)允許,不能帶出會議室。會議材料必須及時帶走,如有丟失責(zé)任自負(fù)。
10、會議室使用期間,使用單位、部門或個人自行負(fù)責(zé)會議的模式安排,人員接待,會議記錄等會議需求,本公司以外的單位如需會議協(xié)助本公司按一定的費用提供有償服務(wù),公司內(nèi)各部門如需會議協(xié)助由各部門負(fù)責(zé)人自行協(xié)商。
11、會議室使用期間,使用單位、部門和個人需保持會議室的整潔,不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為;嚴(yán)禁在桌、椅、墻上刻畫涂寫;使用完畢后,務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原,離開時關(guān)閉電源、空調(diào)、門窗、燈光等。
12、如各單位、部門和個人臨時取消申請,再需使用時需重新申請。會議終止必須及時通知辦公室人員,由辦公室進(jìn)行會后檢查及深度清潔。
13、非本公司的單位使用會議室收費規(guī)定:
第一會議室使用費100元/半天,第二會議室使用費200元/半天;
其他物品、服務(wù)費用標(biāo)準(zhǔn)如下:
投影設(shè)備(100元/次),音響系統(tǒng)(100元/次),空調(diào)照明(100元/次),茶水服務(wù)(100元/次),筆墨紙張(50元/次),展架條幅(50元/次)。

五 程序


1、申請流程
(1)各單位、部門或個人到辦公室查詢會議室的登記使用狀況;
(2)各單位、部門或個人向辦公室工作人員申請并提出使用會議室的要求;
(3)辦公室工作人員根據(jù)各單位、部門或個人的申請需求作出安排,并記錄在《會議室使用登記表》;
(4)辦公室工作人員將《會議室使用登記表》掛放在會議室指定位置處;
(5)各單位、部門或個人按時間使用會議室。
2、使用流程
(1)各單位、部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室;
(2)各單位、部門或個人自行指定人員安排會務(wù)工作。
3、交還流程
(1)各單位、部門或個人使用完畢后,及時通知辦公室人員檢查會議室,發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的,及時要求會議使用者改正;
(2)如各單位、部門或個人拒絕改正,辦公室將出處罰通告,并有權(quán)拒絕再次使用申請。

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